직원 서른 명 안팎 사무실, 비데·정수기·공기청정기 한 번에 정리하기

다들 퇴근한 저녁, 내년 예산안을 채우다 보면 낮에 본 장면들이 떠오르죠. 비데 있는 칸과 없는 칸이 섞인 사무실 화장실, 점심시간마다 정수기 한 대 앞에 서는 줄, 겨울이라 창문을 닫아 둔 채 하루를 보내는 업무 공간까지요. 직원 서른 명 안팎이 지금 날마다 겪는 불편이에요.

렌탈 계약 관리는 담당자님의 주업무도 아니에요. 비품과 출입카드, 이런저런 계약까지 챙기다 보면 정수기와 비데를 언제 따로 계약했는지도 가물가물하죠. 그런데 내년 예산에 넣으려면 지금 정해야 하니, 어디서부터 알아봐야 할지 막막해져요.

이 글은 직원 서른 명 안팎 사무실에서 내년 예산을 짜며 탕비실·화장실 비품까지 챙기는 총무·경영지원 담당자님을 위한 글이에요. 먼저 예산안 앞에서 드는 고민 네 가지를 짚고, 몇 대가 맞을지 가늠할 질문 세 가지와 탕비실에 더할 정수기를 얼음정수기로 할지 정하는 법을 볼게요. 끝으로 대표님께 올릴 보고 한 장과 설치까지의 흐름을 정리했어요. 다몽은 여러 브랜드의 비데·정수기·공기청정기를 함께 놓고 견줘 드리고, 고르시면 계약 접수까지 진행하는 곳이에요. 사무실 총무 담당자분들과도 상담을 해 왔고요.

예산안 앞에서 드는 고민 네 가지

먼저 몇 대를 더 둬야 할지부터 막혀요. 같은 서른 명 안팎이라도 점심을 한꺼번에 먹는지, 책상이 한 공간에 모였는지 방으로 나뉘었는지에 따라 달라지니 정답이 없죠.

새 제품만 볼 일도 아니에요. 지금 쓰는 정수기와 비데는 계약한 때가 저마다 다른데, 여기에 또 하나씩 따로 더하면 계약 기간도 방문 주기도 더 어긋나고 만기 때마다 일일이 챙겨야 해요. 이참에 새 계약과 기존 계약을 함께 정리할 순 없을지 궁금해지죠.

기존 제품에 아쉬운 점은 없었는지도 짚어 보게 돼요. 지난여름 얼음이 모자랐다거나, 비데를 들였는데도 없는 칸이 남았다거나요.

마지막은 대표님께 어떻게 보고할지예요. 왜 이만큼인지, 왜 이 업체인지까지 설명해야 하는데, 혼자 정한 숫자로는 근거를 적기 어려워요.

세 곳을 보며 답해 볼 세 가지

제품 이름이나 성능표는 몰라도 돼요. 담당자님이 이미 아는 사무실 사정이면 충분해요.

하나, 화장실 칸은 몇 개고, 그중 비데 없는 칸은 몇 개예요? 비데가 있는 칸은 그대로 두고 없는 칸만 채우면 돼요.

둘, 탕비실은 몇 명이 쓰고, 언제 몰려요? 점심시간마다 줄이 선다면 정수기 한 대로는 모자란 거예요. 지금 정수기는 그대로 두고 한 대를 더하는 방법이 있어요.

셋, 업무 공간에서는 몇 명이 어디서 일해요? 창문을 닫아 두는 겨울, 서른 명 안팎이 종일 함께 지내는 곳이라면 업무 공간 공기도 챙기게 되죠. 다 같이 한 공간에서 일하는지, 방이 나뉘어 몇 명씩 따로 일하는지 알면 돼요. 공기청정기는 평수를 고려해서 고르는 제품이라 대략 몇 평씩인지도 알면 더 좋아요. 회의실이 따로 있다면 공간마다 두는 편이 맞을 수도 있어요.

답이 대략이어도 괜찮아요. 칸 수와 인원, 몰리는 시간대, 평수를 들려주시면 다몽이 여러 브랜드 제품을 살펴 품목마다 무엇을 몇 대씩 들이면 될지 견적으로 정리해 드려요. 대표님이 왜 이만큼이냐고 물으시면 앞의 세 답이 그대로 근거가 되고요. 지금 쓰는 정수기·비데의 계약이 언제 시작됐는지도 알려 주시면, 새 계약과 어떻게 맞춰 갈지 상담 때 함께 살펴요.

내년 여름 얼음, 지금 예산에 넣을까요

날이 추워지는 지금 얼음까지 떠올리긴 어렵죠. 그래도 정수기 렌탈은 정해진 기간 동안 다달이 렌탈료를 내는 방식이라, 한번 계약하면 여러 해를 써요. 그러니 더할 한 대를 무엇으로 할지 지금 예산안에서 정해 두는 편이 나아요.

지난여름 편의점 얼음컵을 사 들고 오는 사람이 많았다면, 더할 한 대는 업소용 얼음정수기로 정해 예산에 넣어 두세요. 업소용은 식당이나 사무실처럼 여럿이 함께 쓰는 곳에 두는 제품이에요. 한여름에 몇 사람만 얼음을 찾았다면 지금 같은 냉온정수기 한 대를 더하면 충분하고요.

잘 모르겠다면 두 구성 모두 견적을 받아 두세요. 얼음이 나오는 구성과 나오지 않는 구성을 다몽이 함께 견적에 담아 드리면, 대표님께 두 안으로 올리실 수 있어요.

대표님께 올릴 한 장

보고 표에는 품목, 지금 있는 것, 더할 대수, 설치 희망일 네 칸을 두세요. '지금 있는 것' 칸에는 품목마다 쓰고 있는 대수와 계약을 시작한 때를 적고, 더할 대수는 다몽 견적에 담겨 와요. 네 칸이면 무엇이 언제부터 몇 대 있고, 몇 대를 더할지가 한눈에 보여요. 비용과 계약 기간 같은 품목별 조건은 견적에 들어 있으니 표 뒤에 그대로 붙이세요. 예산에는 렌탈료를 매달 나가는 비용으로 잡으시면 되고요.

대표님이 왜 이곳이냐고 물으시면 이렇게 답하실 수 있어요.

• 세 품목을 한 번의 상담으로 함께 놓고 골랐어요.
• 설치 희망일을 한 번만 알리면, 다몽이 그 날짜로 세 품목 계약을 함께 접수해요.
• 세 품목을 함께 계약해 두면 시작하고 끝나는 때와 방문 주기를 비슷하게 맞춰 둘 수 있고, 만기 때도 한 번에 정리할 수 있어요. 렌탈 관리에 드는 품이 그만큼 줄어요.
• 다몽은 값에 비해 쓸 만한지, 먼저 써 본 고객들의 후기와 만족도를 살펴 권해요.

처음 들어 보는 곳이라 다른 데와도 견줘 보고 싶으시다면, 이미 받은 견적을 상담 때 같이 보여 주세요. 나란히 놓고 보다가 그 견적이 이 사무실에 잘 맞는다면, 다몽도 그렇다고 말씀드려요.

상담부터 설치까지, 다몽이 이어 드려요

다몽 견적을 받으시면 회사 안에서 보고와 결재를 거쳐요. 결재가 나면 계약에 필요한 서류를 다몽이 안내하고, 준비는 회사에서 해요. 서류가 갖춰지면 다몽이 세 품목 계약을 설치 희망일과 함께 접수해요. 계약은 품목별로 그 제품의 브랜드와 맺고 렌탈료도 브랜드마다 따로 나가지만, 흩어진 계약을 다몽에 한데 모아 두면 계약 관리가 편해져요. 제품에 따라 설치까지는 계약 접수일부터 영업일 기준 2~7일 정도 걸려요. 설치기사님은 품목마다 다를 수 있고, 기사님마다 설치 전날이나 당일에 연락드린 뒤 방문해요. 쓰는 동안의 제품 관리와 A/S는 각 브랜드가 맡아요.

상담은 무료이고, 저녁과 주말에도 할 수 있어요. 예산안을 쓰다 궁금한 게 생긴 그 저녁에 물으셔도 좋아요. 홈페이지 맨 위 [제품 문의]에서 고객 유형은 '법인·단체', 관심 제품군은 '비데'·'정수기·얼음정수기'·'공기청정기'를 골라 남겨 주시면 확인한 뒤 연락드려요. 칸 수와 인원, 평수는 그때 들려주세요.

내년 예산에 넣을 세 곳, 무엇을 몇 대 들일지는 다몽이 함께 정리해 드릴게요. 비품 하나, 출입카드 한 장까지 챙기시는 담당자님을 응원합니다.